9.5 Privatlivspolitik

Gældende fra XX.XX 2024:

Introduktion
For at kunne levere de ydelser som deltagerne tilmelder sig, indsamler vi de personoplysninger, vi har behov for at behandle. Vores privatlivspolitik er ment som en hjælp til at forstå, hvilke data vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, og hvad vi anvender dem til.

Skulle du have spørgsmål, eller ønsker du yderligere information, er du velkommen til at henvende dig til vores persondataansvarlige:

Kontaktoplysninger på persondataansvarlig
Telefon, e-mail (dette vil typisk være skolelederen)

Vores behandling af dine personoplysninger
Vi behandler de personoplysninger, som du har givet ved tilmelding. Det vil være kontaktoplysninger som: Navn, adresse, telefonnummer, mail, fødselsdato og CPR-nummer.

Vi kan registre yderligere oprettelsesdato evt. tillids-og udvalgsposter, betalingshistorik og betalingsmåde; herunder kortoplysninger via en krypteret betalingstjeneste.

Ved deltagelse i afdelingens arrangementer kan der blive taget billeder og videoer til brug for sociale medier og andet reklame og markedsføringsmateriale for afdelingen. Man kan altid bede om ikke at blive fotograferet eller optaget.

Formål med opbevaringen
Vi behandler dine oplysninger for at kunne administrere din tilmelding og for at kunne levere ydelser til dig, samt for at kunne komme i kontakt med dig vedrørende ændringer eller indhold vedrørende din tilmelding.

Tidsfrister for sletning/opbevaring
Vi sletter (eller anonymisere) personoplysninger, så snart de ikke har nogen relevans. Dog opbevarer vi dem altid i minimum 5 år af hensyn til bogføringsloven.

Dine rettigheder efter persondataforordningen
I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger har du adskillige rettigheder:

• Retten til at modtage oplysning om hvordan vi behandler dine personoplysninger (oplysningspligt).
• Retten til at få indsigt i dine personoplysninger.
• Retten til at få urigtige personoplysninger rettet.
• Retten til at få dine personoplysninger slettet.
• Retten til at gøre indsigelse mod at dine personoplysninger anvendes til direkte markedsføring.
• Retten til at gøre indsigelse mod automatiske, individuelle afgørelser, herunder profilering.
• Retten til at flytte dine personoplysninger (dataportabilitet).

Alle ovenstående rettigheder håndteres manuelt ved henvendelse til vores persondataansvarlige.

Vi kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig meget teknisk indgriben (f.eks. at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller noget som vil være ekstremt upraktisk (f.eks. anmodninger om oplysninger der findes som sikkerhedskopier).

Hvis vi kan rette oplysninger, gør vi naturligvis dette gratis, medmindre det kræver en uforholdsmæssig stor indsats. Vi bestræber os på at vedligeholde vores tjenester på en måde, der beskytter oplysninger fra fejlagtig eller skadelig ødelæggelse. Når vi sletter dine personoplysninger fra vores tjenester, er det derfor muligt, at vi ikke altid kan slette tilhørende kopier fra vores arkivservere med det samme, og det er ikke sikkert, at oplysningerne fjernes fra vores sikkerhedskopisystemer.

Oplysninger, som vi videregiver
Vi videregiver ikke personlige oplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for afdelingen. Undtagelsen er i disse tilfælde:

• Med dit samtykke

Vi videregiver kun personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for afdelingen, hvis vi har dit samtykke. Vi kræver aktivt tilvalg af videregivelse af alle personoplysninger.

• Til ekstern databehandling

Vi kan videregive personlige oplysninger til vores samarbejdspartnere, landsorganisation eller andre betroede virksomheder eller personer, der behandler dem for os. Deres behandling er baseret på vores instrukser og i overensstemmelse med vores privatlivspolitik og andre gældende tiltag til fortrolighed og sikkerhed, f.eks. vores databehandleraftale.

Vi kan videregive dine oplysninger; f.eks. cpr-nummer, til kommunen for følgende grunde:

• at beregne og refundere tilskud til aftenskolen og anmode andre kommuner om mellemkommunal refusion for deltagere bosiddende udenfor afdelingens hjemkommune.
• at indhente handicaperklæringer til stikprøvekontrol.
• at indhente deltagerlister til stikprøvekontrol.

• Af juridiske årsager

Vi videregiver personlige oplysninger til kommunen virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for afdelingen, hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendig for at:

• Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
• Håndhæve gældende servicevilkår, herunder undersøgelse af potentielle overtrædelser.
• Registrere, forhindre eller på anden måde beskytter mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.
• Holde afdelingen fri fra skade, vores deltagere eller offentlighedens rettigheder, ejendom eller sikkerhed, sådan som det kræves eller tillades i henhold til lovgivningen.

Vi kan dele oplysninger, der ikke identificerer personer, med offentligheden og vores partnere. Vi kan f.eks. dele oplysninger med offentligheden for at vise generelle tendenser om, hvordan vores udviklingen i deltagere er.

Informationssikkerhed
Vi beskytter afdelingen mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller ødelæggelse af personoplysninger, som vi lagrer.

Vi har implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger generelt på afdelingen:

• Antivirus på alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
• Backup af alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
• Anvendelse af branchetypiske it-systemer til behandlingsaktiviteterne.
• Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt.
• Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på afdelingens vegne.
• Tavshedserklæringer med personale, der har behov for at behandle personoplysninger.
• Vejledning i sikker behandling af personoplysninger og informationsaktiver for personale med adgang til informationssystemer.
• Gennemførelse af ovenstående risikovurdering og dokumentation af alle systemer der behandler personoplysninger for at sikre et oplyst grundlag for sikkerhedsniveauet for persondatabehandlingen i afdelingen.

Besøg på hjemmeside
Når du besøger vores hjemmeside, så anvender vi cookies for at hjemmesiden kan fungere, hvilket du kan læse mere om i vores cookiepolitik.

Kommunikation med potentielle kunder

Når du har spørgsmål eller ønsker at høre mere om vores services, så kan du kontakte os via:

• Email: xx@lof.dk
• Telefon: (+45) XX XX XX XX

Herigennem vil vi behandle dine personoplysninger, så vi kan indgå i en dialog med dig fx svare på spørgsmål om vores ydelser. Vi behandler kun den information, som du giver os i forbindelse med vores kommunikation.

Vi vil typisk behandle følgende almindelige oplysninger: navn, email, telefonnummer.

Vores hjemmel til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f.

Vi sletter vores kommunikation med dig, når det står klart, om du ønsker vores ydelser eller ej.

Skulle der i et særligt tilfælde opstå et behov for at opbevare dine personoplysninger i længere tid, så vil dette kunne være tilfældet.

Nyhedsbrev
Formålet med nyhedsbrevet er at sende de tilmeldte mails med ny information fra os, som kan omhandle nyt indhold på hjemmesiden, annoncering af vores ydelser.

Ved udsendelse og interaktion med vores nyhedsbreve sker der en indsamling IP-adresse. Vi registrerer bl.a. åbning af og klik i nyhedsbrevene samt oplysninger om den enhed, der benyttes (operativsystem og terminaltype). Ved at registrere aktiviteten i nyhedsbrevene kan vi automatisk slette inaktive adresser og på den måde sikre fremkommeligheden til andre modtagere af vores nyhedsbreve. Registreringen af klik og åbninger bruges også til at give LOF afdelingen indblik i brugernes læseadfærd. I forbindelsen med udsendelse af nyhedsbreve deles dine data lejlighedsvis med andre afdelinger i LOF og LOF’s landsorganisation. Det gøres af administrative hensyn og til analysemæssige formål.

Vores hjemmel til at behandle dine personoplysninger (dvs. mailadressen) i forbindelse med nyhedsbrevet vil være databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra a.

Vi vil behandle dine personoplysninger, så længe at du stadig er tilmeldt nyhedsbrevet. Ved afmeldelse af nyhedsbrevet stopper vi også med at sende dette til dig.

Bogføring
Vi skal gemme alle regnskabsbilag jf. bogføringsloven. Det betyder, at vi gemmer fakturaer og lignende bilag til brug for regnskabsføring. Heraf kan der fremgå almindelige personoplysninger som navn, adresse, ydelsesbeskrivelse.

Vores hjemmel til at behandle personoplysninger til bogføringen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1 litra.

Vi opbevarer disse oplysninger i minimum 5 år efter, at indeværende regnskabsår er afsluttet. 

Jobansøgninger
Vi tager glædeligt imod jobansøgninger med henblik på at vurdere, om de matcher et ansættelsesbehov hos os.

Hvis du sender din jobansøgning til os, er vores hjemmel til at behandle dine personoplysninger databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f. 

Hvis du har sendt en uopfordret ansøgning, vil vi med det samme vurdere, om din ansøgning er relevant, og herefter slette dine oplysninger igen, hvis der ikke er et match. 

Hvis du har sendt en ansøgning til et opslået job, vil vi bortskaffe din ansøgning i det tilfælde, at du ikke ansættes, og umiddelbart efter at den rette kandidat er fundet til jobbet.

Hvis du indgår i et rekrutteringsforløb og/eller ansættes til jobbet, vil vi give dig særskilt information om, hvordan vi behandler dine personoplysninger i denne forbindelse. 

Overholdelse og samarbejde med tilsynsmyndigheder
Vi gennemgår regelmæssigt, at vi overholder vores egen privatlivspolitik. Vi overholder også adskillige selvregulerende sikkerhedspolitikker. Når vi modtager formelle skriftlige klager, kontakter vi afsenderen for at følge op på klagen. Vi samarbejder med de relevante lovgivende myndigheder, f.eks. Datatilsynet, om at løse klager om overførsel af personlige data, som vi ikke kan løse direkte med vores brugere.

Tredjelandeoverførsler
Vi benytter som udgangspunkt databehandlere i EU/EØS, eller som opbevarer data i EU/EØS. 

I nogle tilfælde er dette ikke muligt, og her kan der benyttes databehandlere udenfor EU/EØS, hvis disse kan give dine personoplysninger en passende beskyttelse.

Ændringer
Vores privatlivspolitik kan ændres fra tid til anden. Vi begrænser ikke dine rettigheder i henhold til denne privatlivspolitik uden dit udtrykkelige samtykke. Eventuelle ændringer af denne privatlivspolitik angives på denne side, og hvis der sker væsentlige ændringer, vil vi gøre opmærksom på dem på en mere iøjnefaldende måde (for visse tjenester oplyser vi bl.a. om ændringer via e-mail).

Vil du klage?
Du har til hver en tid ret til at til klage til Datatilsynet.

Dokumenter

• Privatlivspolitik 2024