Sådan gør du årsmødet til en succes

3. december 2024

Af Christian Federspiel, organisationskonsulent i LOF

Årsmøderne står for døren, og for nogle er det måske ’same procedure as last year’. Mens det for andre afdelinger også er forbundet med en vis grad af usikkerhed. Hvem gør hvad, hvornår – og har dirigenten styr på tingene? Tænk nu, hvis der stilles spørgsmål. Tænk nu, hvis der er en modkandidat til formandsposten.

Det er klogt at forholde sig til sådanne scenarier og være sikker på, at dirigenten har gjort det samme. I sidste ende er det formanden, der har ansvaret, hvis det kører af sporet. Der er derfor ikke noget bedre end at have styr på detaljerne, så årsmødet som den øverste myndighed bliver en succes.

Før, under og efter
Der ligger et stort forarbejde i at afvikle et årsmøde. Mange kombinerer årsmødet med fællesspisning eller et debatoplæg for at tiltrække nye og flere mennesker til arrangementet. Årsmøder kan hurtigt blive en ’klub’ for de indviede, og det er en skam. Det skal være et demokratiets festdag, hvor man kan gøre sin indflydelse gældende.

FØR årsmødet skal man selvfølgelig have fundet en passende lokation, men man skal også have gjort sig overvejelser om, hvem og hvordan bestyrelsen skal se ud. Nogle er tilfredse med plejer, mens andre vil have nyt. Dirigenten skal også på plads, og vedkommende skal have modtaget al materiale såsom dokumentation for indkaldelse af årsmødet (nyhedsbrev/screendump m. dato), vedtægter, regnskaber, indkomne forslag m.m. Det er også rart for dirigenten at have navnene på stemmetællere, bestyrelsesmedlemmer og revisorer. Der er nok at holde styr på, derfor har vi samlet det hele i drejebogen.

UNDER årsmødet er det formanden, der indleder mødet. Derefter er det dirigenten, der har ledelsen og faciliteringen af årsmødet. Det er dirigentens ansvar, at alt lever op til afdelingens vedtægter, og derfor er en grundig bearbejdet drejebog afgørende for et konstruktivt forløb.

EFTER årsmødet skal der skrives et beslutningsreferat. Det skal underskrives af dirigenten og formanden. Hvis der er en ny formand i bestyrelsen, skal den afgående formand skrive under og eventuelt den nye. Herefter vil man hurtigst muligt få konstitueret sin bestyrelsen med formand, næstformand, kasserer, sekretær.

Drejebogen kan tilpasses, så den passer ind til netop jeres årsmøde – så det er bare om at sætte i gang. Og citatet af en tidligere amerikanske præsident, kan passende bruges her:”Plans are nothing. Planning is everything”.