3.5 Bestyrelsens møder

Bestyrelsen fastsætter selv sine møder, forretningsorden, dagsorden for møder, referater med videre.

Forretningsorden

En forretningsorden er bestyrelsens egne spilleregler for, hvordan bestyrelsen skal agere, og den kan ændres af bestyrelsen. Forretningsordenen kan/bør mindst indeholde følgende punkter:

• Rammer for møder - antal pr. år.
• Konstituering af bestyrelsen efter årsmødet.
• Indkaldelse af møder - frister herunder frister for udsendelse af dagsorden.
• Mødeledelse
• Beslutningsdygtighed
• Afstemninger
• Referater - herunder frister for udsendelse
• Pligter - herunder økonomi
• Inhabilitet og tavshedspligt 

Dagsorden

Dagsorden til bestyrelsesmøder bør som minimum indeholde følgende punkter:

• Status på aktiviteter/projekter/samarbejdspartnere
• Status på markedsføring
• Status på økonomi
• Aktiviteter i støbeskeen
• Meddelelser

Mødeledelse

Formanden er ansvarlig for, at møderne afvikles i en god ånd og tone. Følgende bidrager til at møderne afvikles optimalt:

• Sikre at dagsordenen kommer ud i god tid før mødet
• Faste mødetider - det vil sige fast start- og sluttid
• Sørge for at følge dagsordenen
• Bestyrelsesmedlemmerne er forberedte
• Sikre at alle bestyrelsesmedlemmer kommer til orde og at alle holder sig til emnet.
• Sikre at beslutninger bliver ført til referat (og at de bliver ført ud i livet).

Referater

Referater er aftenskolens hukommelse i relation til beslutninger. Referater  bør kun indeholde de konkrete beslutninger, som bestyrelsen tager i forhold til  de enkelte dagsordenspunkter. Har der været mindretalsudtalelser eller  afstemninger, skal det også fremgå af referatet. Referatet bør sendes ud til bestyrelsesmedlemmerne senest en uge efter mødets afholdelse. 

Dokumenter

• Forslag til forretningsordning